Jak wprowadzić politykę social media do firmy?

Dziś, gdy media społecznościowe są w zasadzie naszym drugim, wirtualnym domem, polityka dotycząca korzystania z social media stała się nie tylko fanaberią dużych korporacji, ale koniecznością dla każdej z firm, w której pracownicy aktywnie korzystają z sieci – w pracy i poza nią. Budując własne, wirtualne “ja” nie sposób bowiem nie dotykać spraw pracowniczych.

Dlaczego warto wprowadzić politykę social media?

Przenikanie się świata wirtualnego i realnego to już nie science-ficion, ale rzeczywistość z którą poradzić sobie musi dzisiaj każdy pracodawca. Na Facebooku, blogach czy Youtube opowiada się o sobie, o pasjach, życiu i pracy. Często internauci czują się bezkarni, uważając, że w przepastnej wirtualnej sieci pozostają anonimowi. Tymczasem jest zupełnie odwrotnie – to, co dzieje się w sieci monitorowane jest przez potencjalnych pracodawców, kontrahentów, współpracowników czy nawet konkurencję.

Pieczołowicie tworzona strategia komunikacji firmy może w jednej chwili runąć, gdy pracownik opublikuje kompromitujące zdjęcia z miejsca pracy czy zdradzi informacje objęte tajemnicą handlową. Wystarczy przypomnieć sobie chociażby kryzys związany z Domino’s Pizza, by zrozumieć, z jakim zagrożeniem trzeba się zmierzyć.

Polityka social media w firmie powinna być więc dokumentem spełniającym dwie podstawowe funkcje. Po pierwsze, powinna określać ramowo zasady korzystania z mediów społecznościowych w trakcie pracy oraz aktywności poza nią (jeśli osoba która prowadzi taką aktywność ujawnia własne powiązania z pracodawcą lub może być jako pracownik danej firmy rozpoznana). Po drugie, powinna spełniać funkcję edukacyjną, uświadamiając pracownikowi jak wiele z tego, co robi i pokazuje w sieci jest widoczne dla innych.

Jak powinna wyglądać dobrze skonstruowana polityka social media w firmie?

Co firma, to polityka. Zasady wypowiadania się i korzystania z mediów społecznościowych są tak różne, jak różne są przedsiębiorstwa, które je ustalają. Istotnym jest, by posiadały kilka wspólnych cech:

1. Określ, kogo dotyczą zasady

Z zasady polityka social media dotyczy każdego, kto w jakikolwiek sposób ujawnia swoją tożsamość w sieci, podpisując się własnym imieniem i nazwiskiem czy umieszczając zdjęcie – nawet, jeśli w swojej internetowej aktywności nie ujawnia powiązań z firmą. Mimo to, warto w dokumencie zawrzeć dokładną informację na ten temat. Szczególnie należy zwrócić uwagę na osoby, które w sieci działają aktywnie – prowadzą blogi/vlogi, udzielają się na forach internetowych, mają własne strony internetowe itp. Te osoby będą miały największy wpływ na wizerunek firmy czy produktu. Określ, na jakich zasadach (i czy w ogóle) mogą wypowiadać się w imieniu firmy. Wskaż osoby i stanowiska (dział PR, marketing, stanowiska kierownicze), których działania będą szczególnie monitorowane.

2. Wyjaśnij, jaki wpływ na wizerunek firmy ma aktywność w social media

Nie każdy pracownik zdaje sobie sprawę, jak bardzo to, co robi w sieci wpływa na postrzeganie firmy, w której pracuje. Dobrze skonstruowana polityka social media powinna tłumaczyć tę zależność, pokazując, że każdy z zatrudnionych jest jej ambasadorem, a opinie i komentarze – szczególnie te związane z branżą, w której firma działa – mogą być uznawane za stanowisko całej firmy. Jednocześnie zachęcać powinna do aktywnego korzystania z tego kanału w celu budowania profesjonalnego wizerunku w sieci oraz reagowania na wszystkie ataki w kierunku firmy, które mają miejsce w sieci.

3. Edukuj pracownika w kwestii budowania wizerunku online

Jako że w mediach społecznościowych przenikają się dwie sfery – prywatna i zawodowa, dobrze jest również naprowadzić pracownika na zasady prawidłowego zachowania w sieci – od podstawowych zasad netykiety (kultura wypowiedzi, brak wypowiedzi dyskryminujących kogokolwiek ze względu na płeć, wiek, rasę czy religię) po publikowane zdjęcia i opinie. Warto podkreślić, że sieć jest miejscem, w którym nic nie ginie, a zamieszczone w niej informacje i materiały jeszcze długo mogą działać na (nie)korzyść pracownika. Jednocześnie warto zachęcić do pozytywnej aktywności w internecie – pisania na temat pasji, prowadzenia branżowych czy hobbystycznych blogów, wszak takie działania dobrze wpłyną nie tylko na wizerunek pracownika, ale i pozytywny wizerunek całej firmy.

4. Wyraźnie zaznacz, jakie informacje na temat firmy mogą być publikowane, a jakie nie

W trakcie codziennej pracy pojawia się mnóstwo różnej wagi informacji – często mało istotnych z punktu widzenia pracownika (np. na jakim etapie jest projekt, w którym on bezpośrednio nie uczestniczy lub informacja na temat planów marketingowych innego działu), za to niezwykle istotnych jeśli chodzi o budowanie przewagi konkurencyjnej samej firmy. Aby uniknąć nieporozumień, dokładnie określ jakie wewnątrz firmowe informacje można przekazywać dalej. Nie chodzi o to, byś stworzył barierę informacyjną – jeśli coś (na przykład informacja o nowym kliencie) może zostać ujawnione, ale pod pewnymi warunkami, zaznacz to w dokumencie lub zaleć konsultację z przełożonym czy działem PR/marketing.

5. Ustosunkuj się do kwestii korzystania z social media w pracy

Polityka social media nie może się obejść bez najważniejszej informacji – czy korzystanie z portali społecznościowych lub blogów jest w pracy dozwolone, czy zabronione. Nie ma na to reguły – część firm kategorycznie zabrania, inne nie widzą w tym przeszkód, uważając że w ciągu dnia każdemu pracownikowi należy się odrobina odprężenia. Niezależnie od tego, którą z opcji wybierzesz, wskaż ją wyraźnie. Pamiętaj, że aktywność w social media w trakcie pracy (w szczególności związana z branżą) może przynieść o wiele więcej korzyści niż kompletne embargo.

6. Nie każ, wskazuj drogę

Czy polityka social media powinna zawierać sankcje? Absolutnie nie! Oczywiście, celowe działanie na niekorzyść firmy musi być karane, ale w większości przypadków wystarczy nakierowanie pracownika na właściwą drogę, wskazanie błędów jakie popełnił. Należy pamiętać, że w mediach społecznościowych pracownik jest przede wszystkim sobą, a dopiero potem naszym podwładnym – stąd wszystkie surowe kary za przewinienia w sieci odbierać może jako atak na własną prywatność.

Jak polityka social media powinna zostać udostępniona pracownikom? Najlepszy będzie pisemny dokument, podpisany osobiście przez pracownika, choć nie ma na to reguły – mogą to być po prostu zasady wywieszone w widocznym miejscu w pracy czy firmowym intranecie albo kilka wskazówek udzielonych przy przyjmowaniu nowego pracownika do pracy. Ważne, by były zawsze publicznie dostępne i dokładnie wyjaśniały, w jaki sposób chcemy budować wizerunek pracowników i całej firmy w sieci.

Jedna odpowiedź do “Jak wprowadzić politykę social media do firmy?”

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *